Barkodlu stok sayımı, depodaki ürünleri raf raf okutarak fiziksel miktarı çıkarmak ve bunu sistemdeki kayıtlı miktarla karşılaştırmaktır. İyi bir sayım dört adımda yapılır: sayımdan önce hareketleri durdurup depoyu hazırlarsınız, her rafı barkod okuyucuyla sayarsınız, sayılan miktarı kayıtla karşılaştırıp farkları ikinci kez kontrol edersiniz ve doğrulanan farkları stok kaydına işlersiniz. Barkod, elle yazmanın getirdiği yanlış ürün ve yanlış kod hatalarını azaltır; ama sayımın doğruluğu yine de hazırlığa ve düzene bağlıdır. Aşağıda her adımı ayrıntılı anlatıyoruz.
Stok sayımı neden yapılır?
Stok programı her hareketi kaydetse de ekrandaki rakam ile raftaki ürün zamanla birbirinden uzaklaşabilir. Yanlış rafa konan mal, kaydı girilmemiş bir iade, hasar gören ürün ya da kayıp bu farkı yaratır. Sayım, bu farkları ortaya çıkarmanın tek yoludur.
Düzenli sayımın faydası yalnız rakamı düzeltmek değildir. Farkın hangi üründe ve hangi rafta çıktığına bakarak sorunun kaynağını bulursunuz: belli bir rafta sürekli fark çıkıyorsa yerleşim, belli bir üründe çıkıyorsa mal kabul ya da sevkiyat adımı gözden geçirilmelidir.
Tam sayım mı, dönemsel sayım mı?
- Tam sayım: Depodaki bütün ürünler aynı gün sayılır. Kesin bir başlangıç noktası verir ama depoyu bir süre durdurmayı gerektirir; genelde yılda bir ya da dönem sonlarında yapılır.
- Dönemsel (parça parça) sayım: Depo bölümlere ayrılır, her hafta ya da ay belli raflar sayılır. Depo çalışmaya devam eder, farklar daha erken yakalanır.
Pek çok işletme ikisini birlikte kullanır: yılda bir tam sayım, arada da çok satan ya da değerli ürünlerin daha sık sayımı.
Sayım öncesi hazırlık
Sayımın büyük kısmı, ilk barkod okutulmadan önce yapılan işlerle belirlenir.
- Hareketleri kapatın. Sayılan bölgede mal kabul, sevkiyat ve transfer sayım bitene kadar durmalıdır. Sayım sırasında giren ya da çıkan bir ürün, farkın kaynağını belirsizleştirir.
- Bekleyen kayıtları tamamlayın. Teslim alınmış ama sisteme girilmemiş mal, onaylanmış ama raftan çıkmamış sipariş varsa önce bunları kapatın.
- Rafları düzenleyin. Aynı ürünü tek yerde toplayın, yanlış rafa konmuş ürünleri yerine koyun, raf etiketlerinin okunduğundan emin olun.
- Barkodları kontrol edin. Barkodu olmayan, yırtılmış ya da okunmayan ürünleri ayırın; sayımdan önce etiketleyin.
- Ekipleri ve bölgeleri belirleyin. Her ekibe hangi rafları sayacağını yazılı verin; böylece aynı raf iki kez sayılmaz ya da hiç sayılmaz.
Barkodla sayım adımları
Raf raf ilerleyin
Sayımı rastgele değil, raf sırasına göre yapın. Önce rafın etiketini, ardından o raftaki ürünleri okutun. Raf bazında sayım, farkı ürünün yanında konumuyla birlikte gösterir ve ikinci kontrolü kolaylaştırır.
Her ürünü okutun ya da miktarını girin
Az sayıda ürün için her parçayı tek tek okutmak en güvenli yoldur. Koli ya da paket hâlinde duran ürünlerde ise bir kez okutup miktarı girmek zaman kazandırır; burada koli içi adedin doğru olduğundan emin olun. Ürün barkod türlerinin (ör. EAN-13, Code-128) kullandığınız okuyucu ve programla uyumlu olduğunu sayım gününden önce deneyin.
Okunmayan ürünü atlamayın
Barkodu okunmayan ürün sayım dışında kalırsa eksik görünür. Bu ürünleri ayrı bir listeye yazın, kodla aratarak doğru karta işleyin ve sayımdan sonra etiketlerini yenileyin.
Farkları kontrol etme ve düzeltme
Sayım bittiğinde her ürün için iki rakamınız olur: sayılan ve kayıtlı. Aradaki farkı hemen kayda işlemeyin.
- Farkı olan ürünleri ikinci kez sayın. Mümkünse ilk sayımı yapan kişiden farklı biri saysın.
- Yakın raflara bakın. Bir rafta eksik, yanındaki rafta fazla çıkan aynı ürün çoğu zaman yanlış yerleştirmedir; toplam stok doğrudur, yalnız raf kaydı düzeltilmelidir.
- Bekleyen hareketleri tekrar kontrol edin. Fark, sayım öncesinde kapatılmamış bir sevkiyat ya da teslim alma olabilir.
- Doğrulanan farkı kayda işleyin ve nedenini not edin. Kim, ne zaman, hangi gerekçeyle düzeltti; bu iz, bir sonraki sayımda aynı hatanın tekrarlanıp tekrarlanmadığını görmenizi sağlar.
Sık yapılan hatalar
- Sayım sırasında mal kabul ve sevkiyata devam etmek.
- Barkodu okunmayan ürünleri sayım dışında bırakmak.
- Farkı ikinci kontrol yapmadan doğrudan kayda geçirmek.
- Yalnız toplam stoğa bakıp raf bazındaki farkı görmezden gelmek.
- Sayım sonuçlarını saklamamak; bir sonraki sayımda karşılaştıracak bir şey kalmaz.
Sık sorulan sorular
Barkodlu sayım için ne gerekir? Ürünlerde ve raflarda okunabilir barkod, bir barkod okuyucu ve kayıtlı stoğu raf bazında gösterebilen bir stok programı.
Stok sayımı ne sıklıkla yapılmalı? İşletmeye göre değişir. Çoğu depo yılda en az bir tam sayım yapar, çok hareket gören ürünleri ise daha sık sayar.
Sayımda çıkan fark hemen düzeltilmeli mi? Hayır. Önce ikinci sayım ve yakın raf kontrolüyle farkın gerçek olduğunu doğrulayın, sonra nedeniyle birlikte kayda işleyin.
İrensoft ERP ile raf bazlı stok
İrensoft ERP, stoğu yalnız ürün ve depo bazında değil raf bazında tutar: aynı ürünün farklı raflardaki miktarı ayrı görünür, bu da sayımda farkın nerede olduğunu doğrudan gösterir. EAN-13 ve Code-128 barkodları okutarak rafa giriş-çıkış yapar, sınırsız depo tanımlar, depolar arası transferi kayıt altında tutarsınız. Her ekleme ve güncelleme; kullanıcı, saat ve eski-yeni değeriyle denetim kaydına geçer. Stok ve raf raporlarını Excel ya da PDF olarak indirip sayım listenizle karşılaştırabilirsiniz. Stok takibinin temelleri için stok takip programı rehberimize, tüm ayrıntılar için özellikler sayfasına bakabilirsiniz.
Program web tarayıcısında çalışır, kurulum gerektirmez. Fiyatlandırmayı inceleyin ya da 14 gün ücretsiz deneyin.